§ 1. DEFINICJE

1. Impreza Turystyczna/Impreza – co najmniej dwie różne usługi turystyczne w rozumieniu ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2361 z późn. zm.), tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną, będącą przedmiotem Umowy.
2. Klient – osoba, która zamierza zawrzeć lub zawarła z Organizatorem Umowę o świadczenie usług turystycznych na swoją rzecz lub na rzecz innej osoby, a zawarcie tej Umowy nie stanowi przedmiotu jej działalności gospodarczej, jak i osoba, na której rzecz Umowa została zawarta, a także osoba, której przekazano prawo do korzystania z usług turystycznych objętych uprzednio zawartą Umową.
3. Organizator – ViaCamp spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będący Organizatorem turystyki, legitymujący się numerem NIP: 5882475988, REGON: 520822685, KRS: 0000943479 z siedzibą w Przywidzu, 83-047, ul. Spacerowa 3, woj. pomorskie.
4. Warunki Uczestnictwa – niniejsze Ogólne Warunki Uczestnictwa w Imprezie Turystycznej.
5. Umowa – Umowa o świadczenie usług turystycznych, której integralną część w szczególności stanowią Warunki Uczestnictwa, Program Imprezy Turystycznej, zawierana pomiędzy Klientem a Organizatorem, w której Organizator zobowiązuje się do zorganizowania Imprezy Turystycznej dla osoby lub osób wskazanych w Umowie.
6. Uczestnik – osoba biorąca udział w Imprezie Turystycznej. Uczestnikiem może być zarówno Klient, jak i osoba, na której rzecz Klient zawarł Umowę.

§ 2. RODO

1. Administratorem danych osobowych Klienta i Uczestnika jest ViaCamp sp. z o.o. z siedzibą w Przywidzu (83-047), ul. Spacerowa 3, KRS: 0000943479, NIP: 5882475988, REGON: 520822685, kontakt: kontakt@viacamp.pl, tel. 888 888 115. Dane przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji Umowy, wypełnienia obowiązków prawnych Organizatora wynikających z przepisów prawa (w szczególności ustawy o imprezach turystycznych, przepisów podatkowych i rachunkowych), a także w prawnie uzasadnionym interesie Organizatora obejmującym organizację Imprezy Turystycznej, zapewnienie bezpieczeństwa, bieżący kontakt z Klientem, dochodzenie roszczeń oraz marketing bezpośredni usług własnych. Wykorzystanie wizerunku Uczestnika (zdjęcia, nagrania, publikacje w materiałach informacyjnych i promocyjnych) odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Imprezie.
2. Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym przy realizacji Umowy, takim jak przewoźnicy, obiekty noclegowe, ubezpieczyciele, biuro rachunkowe, dostawcy IT oraz właściwe organy publiczne – w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji Umowy. W przypadku wyjazdów zagranicznych dane mogą być przekazywane również poza Europejski Obszar Gospodarczy, z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO. Dane przechowywane są przez czas trwania Umowy i okres przedawnienia roszczeń, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia.
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Dane nie są profilowane ani przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

§ 3. ZAWARCIE UMOWY

1. Przed zawarciem Umowy, Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Warunkami Uczestnictwa, Programem Imprezy oraz zasadami dojazdu.
2. Zawarcie Umowy następuje z chwilą:
   1. sprzedaży bezpośredniej – podpisania druku Umowa Zgłoszenie przez osobę pełnoletnią lub opiekuna prawnego osoby niepełnoletniej, zgłaszającą udział w Imprezie Turystycznej w obecności przedstawiciela Organizatora, sprzedającego Imprezę oraz wpłacenia zaliczki w wysokości 500 zł;
   2. sprzedaży drogą elektroniczną – z chwilą przesłania Klientowi na adres e-mail potwierdzenia przyjęcia rezerwacji oraz po wpłacie wymaganej zaliczki. Potwierdzenie obejmuje komplet dokumentów związanych z Imprezą Turystyczną.
3. Klient zobowiązany jest uregulować pozostałą część ceny wynikającej z Umowy w terminie najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem Imprezy Turystycznej.
4. W przypadku zawarcia Umowy w terminie 30 dni lub krótszym przed rozpoczęciem Imprezy Turystycznej, Klient zobowiązany jest uiścić pełną cenę za Imprezę przy zawieraniu Umowy.
5. W przypadku niedokonania przez Klienta w ustalonym terminie wpłaty zaliczki lub pozostałej części ceny wynikającej z Umowy, Organizator jest uprawniony do rozwiązania Umowy z winy Klienta bez wyznaczenia dodatkowego terminu i obciążenia Klienta kosztami związanymi z jej rozwiązaniem.
6. Cena Imprezy Turystycznej może zostać zmieniona wyłącznie w przypadku udokumentowanego wzrostu kosztów transportu, podatków, opłat urzędowych albo kursów walut. W przypadku spadku tych kosztów przysługuje odpowiednia obniżka ceny. Cena nie może zostać podwyższona na mniej niż 20 dni przed rozpoczęciem Imprezy. Jeżeli podwyżka przekroczy 8% łącznej ceny, Klient ma prawo odstąpić od Umowy bez ponoszenia opłat. Klient zostanie powiadomiony o zmianie ceny pisemnie lub elektronicznie co najmniej 21 dni przed Imprezą.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Imprezy Turystycznej z przyczyn niezależnych, wynikających z działania siły wyższej. W takim przypadku Klient zostaje o tym niezwłocznie poinformowany drogą mailową, a wszystkie wniesione wpłaty są zwracane w terminie 14 dni albo, według wyboru, proponowana jest zastępcza Impreza Turystyczna.
8. Realizacja Imprezy Turystycznej uzależniona jest od osiągnięcia minimalnej liczby Uczestników. W przypadku jej braku Impreza Turystyczna może zostać odwołana najpóźniej:
   1. 20 dni przed rozpoczęciem – przy Imprezach dłuższych niż 6 dni;
   2. 7 dni przed – przy Imprezach trwających 2–6 dni;
   3. 48 godzin przed – przy Imprezach krótszych niż 2 dni.
   W takim przypadku Klient otrzymuje zwrot całości wniesionych wpłat w terminie 14 dni lub, według wyboru, propozycję Imprezy zastępczej.
9. Rozkład transportu może ulec zmianie z przyczyn niezależnych od Organizatora. O zmianach godzin wyjazdu, powrotu lub przystanków Klient informowany jest niezwłocznie (e-mail, SMS). Drobne korekty nie zmieniają warunków Umowy; zmiany istotne uprawniają Klienta do odstąpienia od Umowy bez ponoszenia kosztów.
10. Klient zobowiązany jest do dostarczenia, przed rozpoczęciem Imprezy Turystycznej, prawidłowo wypełnionej i podpisanej Karty Kwalifikacyjnej Uczestnika oraz Umowy Zgłoszenie dla każdego z Uczestników.
11. Po złożeniu rezerwacji internetowej Klient otrzymuje na adres e-mail komplet dokumentów stanowiących integralną część Umowy, tj. Załączniki nr 1–6 (Karta Kwalifikacyjna Uczestnika, Umowa Zgłoszenie, Regulamin Obozu i Zasady Organizacji, Regulamin Transportu Zorganizowanego, Program Imprezy Turystycznej oraz Ogólne Warunki Ubezpieczenia NNW).
12. Powyższe dokumenty, w tym formularz zgody na przetwarzanie danych (w tym wizerunku) zawarty w Załączniku nr 2 – Umowie Zgłoszenie, przekazywane są w formie umożliwiającej ich zapisanie i przechowywanie. Dopiero po zapoznaniu się z nimi i dokonaniu wymaganej wpłaty zaliczki dochodzi do zawarcia Umowy.
13. Brak dostarczenia wymaganych dokumentów lub ich nieterminowe złożenie uprawnia Organizatora do rozwiązania Umowy z winy Klienta bez wyznaczenia dodatkowego terminu.

§ 4. REZYGNACJA Z UMOWY

1. Klient ma prawo odstąpić od Umowy w każdym czasie przed rozpoczęciem Imprezy Turystycznej. Za datę odstąpienia od Umowy przyjmuje się dzień wpływu oświadczenia o odstąpieniu do Organizatora. Oświadczenie o odstąpieniu składa się pisemnie na adres Organizatora lub elektronicznie na kontakt@viacamp.pl.
2. W przypadku odstąpienia przez Klienta od Umowy dokonane wpłaty podlegają zwrotowi po potrąceniu kosztów związanych z przygotowaniem i organizacją Imprezy Turystycznej, poniesionych do chwili rezygnacji, w wysokości nie wyższej niż rzeczywiście poniesione koszty, przy czym w oparciu o dotychczasowe doświadczenie przyjmuje się orientacyjnie:
   1. do 30% ceny Imprezy, do 30 dni przed Imprezą;
   2. do 50% ceny Imprezy, od 29 do 15 dni przed Imprezą;
   3. do 90% ceny Imprezy, od 14 do 3 dni przed Imprezą;
   4. do 100% ceny Imprezy, do 2 dni przed Imprezą.
3. Koszty potrąceń obejmują zarówno wydatki faktycznie poniesione przez Organizatora (w szczególności zaliczki i płatności na rzecz kontrahentów, takich jak obiekty noclegowe, przewoźnicy, ubezpieczyciele), jak i wartość świadczeń utraconych z powodu braku możliwości sprzedaży miejsca zwolnionego przez Klienta w przypadku rezygnacji w terminie bliskim rozpoczęcia Imprezy Turystycznej.
4. Zasady określone w ust. 2 stosuje się również w przypadku, gdy Umowa nie może zostać zrealizowana z przyczyn leżących po stronie Klienta, w szczególności w razie niedokonania płatności w wymaganym terminie, nieprzybycia Uczestnika na miejsce zbiórki, choroby Uczestnika lub innych okoliczności uniemożliwiających udział w Imprezie Turystycznej.
5. Na życzenie Klienta Organizator przekazuje wyjaśnienie sposobu kalkulacji kosztów potrącenia.

§ 5. REALIZACJA UMOWY, REKLAMACJE

1. Jeżeli w trakcie Imprezy Turystycznej Klient stwierdza wadliwe wykonywanie Umowy, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przedstawiciela Organizatora.
2. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. Reklamacja powinna zostać zgłoszona możliwie szybko po stwierdzeniu uchybień, aby umożliwić Organizatorowi ich niezwłoczne usunięcie. Opóźnienie w zgłoszeniu reklamacji nie pozbawia Klienta uprawnień, może jednak wpłynąć na zakres ewentualnej odpowiedzialności Organizatora, jeżeli wcześniejsze zgłoszenie pozwoliło ograniczyć szkodę lub nieprawidłowość.
3. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od daty jej otrzymania.
4. Organizator oświadcza, że posiada gwarancję ubezpieczeniową udzieloną przez Signal Iduna Polska Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., dotyczącą pokrycia kosztów powrotu Uczestników z Imprezy Turystycznej do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu z Imprezy, w przypadku gdy Organizator wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu oraz pokrycia zwrotu wpłat wniesionych przez Klientów za Imprezę Turystyczną. Szczegóły gwarancji (numer polisy, suma gwarancyjna, kontakt) dostępne są w dokumencie „Umowa Zgłoszenie”.
5. Każdy Uczestnik powinien posiadać ubezpieczenie zdrowotne gwarantujące możliwość leczenia w ramach świadczeń NFZ.
6. Uczestnicy są ubezpieczeni w zakresie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).
7. Każdy z Uczestników może zawrzeć we własnym imieniu i na własną rzecz dodatkową umowę ubezpieczenia na wyższą kwotę, jak również dokonać ubezpieczenia kosztów leczenia, ubezpieczenia rzeczy osobistych, ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z Imprezy Turystycznej.
8. W przypadku braku możliwości realizacji świadczeń określonych w Umowie, Organizator bez obciążania Klienta dodatkowymi kosztami, wykona w ramach tej Imprezy Turystycznej odpowiednie świadczenie zastępcze. Jeżeli jakość świadczenia zastępczego będzie niższa od jakości usługi określonej w programie Imprezy Turystycznej, Klient może żądać zwrotu różnicy w wartości między świadczeniami określonymi w Umowie, a faktycznie zrealizowanymi.
9. Uczestnik oświadcza, że jego stan zdrowia umożliwia udział w Imprezie; w przypadku Uczestnika niepełnoletniego oświadczenie składa Klient (opiekun prawny). W przypadku stwierdzenia przeciwwskazań zdrowotnych po przybyciu Uczestnika, Organizator może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym z winy Klienta. W przypadku Uczestnika niepełnoletniego, Organizator skontaktuje się z opiekunem prawnym, informując o braku możliwości uczestnictwa, rozwiązaniu Umowy oraz konieczności odebrania Uczestnika. Uczestnicy poniżej 18 r.ż. wymagają opieki prawnej lub wskazanego opiekuna, zgodnie z ust. 13 poniżej.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki zdrowotne wynikające z zatajenia przez Klienta lub Uczestnika informacji o stanie zdrowia, chorobach przewlekłych, alergiach, przyjmowanych lekach lub innych istotnych przeciwwskazaniach medycznych, które mogłyby mieć wpływ na udział w Imprezie Turystycznej. Koszty opieki medycznej, leczenia, hospitalizacji, zakupu leków lub powrotu obciążają Klienta.
11. Warunki Uczestnictwa, aktualna oferta oraz warunki dojazdu stanowią integralną część Umowy. Program Imprezy Turystycznej określony jest w załączniku nr 5 „Program Imprezy Turystycznej”.
12. Warunki zakwaterowania w miejscu Imprezy Turystycznej mogą się różnić od przedstawionych na stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych, w szczególności w zakresie rozmieszczenia pokoi, ich wystroju, wyposażenia dodatkowego czy położenia na terenie ośrodka. Ewentualne różnice nie mają wpływu na standard i kategorię zakwaterowania określoną w ofercie ani na zakres świadczeń objętych Umową.
13. Klient wskazuje osobę do kontaktu upoważnioną do decyzji dotyczących Uczestnika, w tym odbioru w przypadku rozwiązania Umowy z winy Klienta.
14. Odpowiedzialność Organizatora za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy ogranicza się do trzykrotności całkowitej ceny Imprezy Turystycznej względem każdego Klienta, z wyłączeniem szkód na osobie oraz szkód spowodowanych umyślnie lub w wyniku rażącego niedbalstwa.
15. Klient może przenieść uprawnienia z Umowy na osobę spełniającą jej warunki, jeśli ta przejmuje obowiązki, informując Organizatora najpóźniej 7 dni przed Imprezą z podaniem danych. Organizator może żądać zwrotu uzasadnionych kosztów przeniesienia.

§ 6. TRANSPORT ZORGANIZOWANY

1. W przypadku skorzystania przez Klienta z dodatkowo płatnej usługi transportu zorganizowanego, obowiązuje Załącznik nr 4 „Regulamin Transportu Zorganizowanego”. Usługa ta jest fakultatywnym elementem Imprezy Turystycznej, świadczonym wyłącznie dla Uczestników, a jej szczegółowe zasady, w tym miejsca i godziny odjazdów oraz zasady przewozu, określone są w powyższym regulaminie.

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. ViaCamp sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za informacje dotyczące Imprez Turystycznych przekazywane Klientowi przez osoby trzecie nieupoważnione do reprezentowania Organizatora (np. akwizytorów, pośredników nieposiadających umowy z Organizatorem). Za wiążące uznaje się wyłącznie informacje udzielone bezpośrednio przez Organizatora lub jego upoważnionych przedstawicieli w formie pisemnej lub elektronicznej.
2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie i Warunkach Uczestnictwa stosuje się przepisy ustawy o imprezach turystycznych, Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy prawa konsumenckiego.
3. Wszystkie oświadczenia, reklamacje i zawiadomienia związane z Umową mogą być składane w formie pisemnej, elektronicznej lub innej umożliwiającej utrwalenie treści; dla przejrzystości rekomendowana jest forma pisemna lub elektroniczna.
4. Spory nierozwiązane polubownie rozstrzyga sąd powszechny zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.
5. Warunki Uczestnictwa wraz z poniższymi załącznikami stanowią integralną część Umowy i są przekazywane Klientowi przed jej zawarciem:
   1. Załącznik nr 1 – Karta Kwalifikacyjna Uczestnika,
   2. Załącznik nr 2 – Umowa Zgłoszenie,
   3. Załącznik nr 3 – Regulamin Obozu i Zasady Organizacji,
   4. Załącznik nr 4 – Regulamin Transportu Zorganizowanego,
   5. Załącznik nr 5 – Program Imprezy Turystycznej,
   6. Załącznik nr 6 – Ogólne Warunki Ubezpieczenia NNW.