Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych przez ViaCamp sp. z o.o. w związku z korzystaniem z serwisu ViaCamp.pl oraz realizacją usług (w tym rezerwacji obozów/kolonii).

Administratorem danych osobowych jest ViaCamp sp. z o.o. z siedzibą w Przywidzu, ul. Spacerowa 3, 83-047 Przywidz, REGON: 520822685, NIP: 5882475988, KRS: 0000943479.

Kontakt w sprawie danych osobowych: kontakt@viacamp.pl. Spółka nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących danych prosimy o kontakt na wskazany adres e-mail.

„Użytkownik” – osoba odwiedzająca serwis lub kontaktująca się z nami; „Klient” – osoba zawierająca umowę z ViaCamp; „Uczestnik” – osoba niepełnoletnia biorąca udział w obozie/kolonii; „RODO” – Rozporządzenie (UE) 2016/679.

W zależności od relacji przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane odwiedzających serwis: adres IP, identyfikatory cookies/zgód, dane o urządzeniu/przeglądarce, zdarzenia w serwisie (w zakresie zależnym od ustawień cookies).
• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść korespondencji.
• Dane Klientów: dane identyfikacyjne, adresowe, rozliczeniowe, informacje niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, ewentualnie dane do faktury.
• Dane Uczestników (nieletnich): imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, informacje organizacyjne niezbędne do udziału w obozie.
• Dane szczególnych kategorii (zdrowotne, np. alergie, dieta, przeciwwskazania): przetwarzane wyłącznie, gdy są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i opieki nad Uczestnikiem oraz po uzyskaniu wyraźnej zgody opiekuna prawnego – tylko w niezbędnym zakresie.

Przetwarzamy dane w następujących celach i na poniższych podstawach prawnych:

• Zawarcie i wykonanie umowy (rezerwacja, obsługa zgłoszeń, płatności, komunikacja) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych (m.in. rachunkowość i podatki, obowiązki wynikające z ustawy o imprezach turystycznych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Udzielanie odpowiedzi na zapytania, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie i obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka i statystyka (Google Analytics 4) – wyłącznie na podstawie zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), udzielanej za pośrednictwem banera cookies. Dane mają charakter zagregowany i anonimowy oraz służą wyłącznie do celów statystycznych i poprawy funkcjonowania serwisu.
• Marketing/pomiar skuteczności reklam (Google Ads) – wyłącznie na podstawie zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), udzielanej poprzez baner cookies.
• Dane szczególnych kategorii (zdrowotne dzieci) – gdy niezbędne dla bezpieczeństwa uczestnika: na podstawie wyraźnej zgody opiekuna prawnego (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub w celu ochrony żywotnych interesów (art. 9 ust. 2 lit. c RODO).

Dane mogą być powierzane lub ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy usług IT/hostingu, poczty elektronicznej i oprogramowania (na podstawie umów powierzenia),
• usługi księgowe, prawne i doradcze – gdy to konieczne,
• podmioty realizujące płatności lub banki – gdy korzystasz z płatności bezgotówkowych,
• dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych – w zakresie zależnym od zgód cookies (np. Google: Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager; CookieHub CMP).

Na stronie działa platforma zarządzania zgodami (CookieHub CMP) oraz mechanizm Google Consent Mode v2. Domyślnie (przed udzieleniem zgody) cookies analityczne i marketingowe nie są zapisywane, a status zgód dla narzędzi Google jest ustawiony na „odmowa”. Po udzieleniu zgody status zostaje zaktualizowany, a odpowiednie tagi (np. GA4, Google Ads) mogą działać w zakresie wynikającym z udzielonych zgód.

Szczegółowe zasady stosowania cookies i zarządzania zgodami opisuje odrębna Polityka plików cookies dostępna w serwisie.

Korzystanie z narzędzi Google oraz innych dostawców technologii może wiązać się z przekazywaniem danych do państw trzecich (m.in. USA). W takich przypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne) lub inne mechanizmy zgodności stosowane przez dostawców. Szczegółowe informacje znajdują się w politykach prywatności tych dostawców.

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, a następnie przez czas wymagany przepisami lub uzasadniony obroną roszczeń:

• dane związane z umową/rezerwacją – przez czas trwania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe – przez 5 lat (zgodnie z przepisami),
• korespondencja i zapytania – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji (chyba że zachodzi inna podstawa przetwarzania),
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. analityka/marketing, dane zdrowotne) – do czasu wycofania zgody.

Przysługują Ci następujące prawa: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych, sprzeciw wobec przetwarzania (w zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami: kontakt@viacamp.pl. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne, lecz w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy – konieczne. Brak podania danych może uniemożliwić przyjęcie rezerwacji lub realizację usługi. Podanie danych do celów analitycznych/marketingowych (cookies) oraz danych zdrowotnych jest dobrowolne.

Dane Uczestników (osób małoletnich) pozyskujemy od rodziców/opiekunów prawnych i przetwarzamy w celu organizacji i bezpiecznej realizacji obozu. W przypadku przetwarzania danych szczególnych kategorii (np. informacji zdrowotnych) prosimy o wyraźną zgodę opiekuna. W Polsce zgoda dziecka na usługi społeczeństwa informacyjnego jest skuteczna od 16 roku życia; w przypadku młodszych osób wymagana jest zgoda opiekuna.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Profilowanie w celach marketingowych może występować wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi na to zgodę poprzez ustawienia cookies (np. w ramach narzędzi reklamowych).

Zastrzegamy sobie prawo aktualizacji Polityki, m.in. w razie zmian przepisów lub procesów przetwarzania. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie; każdorazowo stosujemy wersję obowiązującą w dniu korzystania z naszych usług.